Du verlierst Aufträge,
von denen du nichts
mitbekommst.
Das Angebot ist raus, dann wird es still. Keiner fasst nach, der Submissionstermin verstreicht, der Nachtrag wird nie berechnet. Nicht weil dein Team schlecht ist, sondern weil kein System da ist, das sich von selbst meldet.
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Anfrage
6 VorgängeAngebot raus
11 VorgängeNachgefasst
4 VorgängeAuftrag
3 VorgängeDas Werkzeug ist selten der Engpass.
Die Einführung beim Menschen entscheidet.
Wenn wir mit Betrieben über Digitalisierung sprechen, ist die Werkzeugauswahl fast nie das Problem. Das Problem klingt so:
„Dafür habe ich keine Zeit, ich mache meinen Stiefel weiter für die nächsten 20 Jahre.“
„Die Mitarbeiter müssen das nutzen können, ohne nachzudenken, sonst nehmen sie es nicht an.“
„Wir fangen Sachen an, setzen sie aber nicht konsequent um.“
Wenn die Leute nicht mitmachen
Das ist der Normalfall, nicht die Ausnahme. Dann wird das System zum Datengrab, nach vier Wochen arbeitet jeder wieder an ihm vorbei, und der Betrieb hat eine Lizenz mehr und einen Versuch weniger. Deshalb ist die Einführung beim Menschen bei uns der erste Arbeitsschritt, vor jeder Konfiguration.
So bauen wir den Rollout
In Wellen: erst ein kleiner Kreis, der das System im Alltag erprobt, dann der Rest. Mehrere Wege für dieselbe Aufgabe: eintippen, unterwegs diktieren oder kurz durchgeben, und jemand erfasst es. Und Rücksicht darauf, dass im selben Team sehr unterschiedliche Erfahrung mit Computern sitzt.
Der Engpass im Betrieb
Ob das System lebt, entscheidet meist eine Handvoll Leute, oft die Bauleitung. Die gewinnen wir zuerst: am echten Vorgang, mit dem, was sie selbst an Zeit sparen, und mit einem festen Ansprechpartner für die ersten Wochen. Wer nie gefragt wurde, macht nicht mit.
Erst wenn das steht, lohnt der Blick auf das Werkzeug selbst. Deshalb kommt es hier erst jetzt:
Das Auftragsradar
Heute sehen, welche Aufträge und welcher Materialbedarf morgen kommen.
Das Auftragsradar macht alle offenen Angebote und potenziellen Aufträge in einer transparenten Pipeline sichtbar. Du erkennst, welche Angebote noch offen sind, welche nächsten Schritte anstehen und welche Aufträge voraussichtlich entstehen. Gleichzeitig wird sichtbar, welcher Materialbedarf sich daraus ergibt.
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Fassadengerüst2.400 m² erwartet · 1.850 m² freiReicht aus, wenn Halle 3 und Schulzentrum zusammen kommen.
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Wetterschutzdach180 m² erwartet · 120 m² freiEngpass ab KW 36, falls die Klinik zusagt. Jetzt disponieren.
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Bauaufzug2 Stück erwartet · 3 verfügbarKeine Zumietung nötig.
- Vollständiger Überblick über alle offenen Angebote
- Klare Zuständigkeiten und nächste Schritte
- Angebote werden konsequenter nachverfolgt
- Vertriebschancen können besser priorisiert werden
- Erwartete Aufträge werden frühzeitig sichtbar
- Potenziellen Materialbedarf vorausschauend planen
- Engpässe bei Material und Kapazitäten früher erkennen
- Vertrieb und operative Planung besser verbinden
- Steuerung der Bauleiter: Wer sieht, welche Aufträge kommen, kann Bauleiter und Kolonnen vorausschauend einteilen statt kurzfristig umdisponieren.
Damit wird das CRM nicht nur zur Kontaktdatenbank, sondern zu einem Führungs-, Vertriebs- und Planungsinstrument. Der Betrieb kann früher einschätzen, welche Aufträge wahrscheinlich kommen, welches Material benötigt wird und wo nachgefasst werden muss.
Und was hast du als Bauleiter davon?
Dein Chef liest diese Seite wegen der Aufträge. Du bist derjenige, der mit dem System arbeiten soll. Deshalb ohne Umweg, was sich für dich ändert:
Weniger Sucherei
Wo das Angebot steht, was zugesagt wurde, welche Nummer der Einkäufer hat: ein Vorgang, alles drin. Kein Wühlen durch Postfächer, Ordner und Zettel.
Weniger Rückfragen vom Büro
Das Büro sieht den Stand selbst. Du beantwortest nicht dreimal am Tag dieselbe Frage, und keiner ruft dich auf der Baustelle an, um nach einem Dateinamen zu fragen.
Weniger Streit über Nachträge
Der Nachtrag ist als eigener Vorgang erfasst, mit Datum und Absprache. Was vereinbart war, steht drin und muss am Ende nicht aus dem Gedächtnis verteidigt werden.
Weniger Abendarbeit
Was du unterwegs diktierst oder kurz durchgibst, ist erfasst, wenn du ankommst. Der Zettelstapel für Sonntagabend wird kleiner.
Und für dich als Inhaber heißt das: Die zweite Ebene trägt das System mit, weil es ihren Tag leichter macht. Genau daran entscheidet sich, ob ein CRM im Betrieb lebt.
Was dich ein Vertrieb ohne System wirklich kostet
Nicht die Software ist teuer. Teuer ist das, was ohne sie jeden Monat leise verschwindet.
Ein versandetes Angebot
Ein Gerüstauftrag ist schnell fünfstellig. Es reicht ein vergessenes Nachfassen, und er geht an den Wettbewerber, der sich gemeldet hat.
Ein vergessener Nachtrag
Geleistete Arbeit, die nie berechnet wird, weil der Zettel es nicht bis in die Rechnung geschafft hat. Jedes einzelne Mal.
Eine Doppelkalkulation
Dasselbe Bauvorhaben über drei Generalunternehmer angefragt, dreimal kalkuliert. Im schlimmsten Fall gehen drei verschiedene Preise raus.
Du musst nicht alle drei Posten zusammenrechnen. Einer davon, ein einziges Mal im Quartal, kostet mehr als die Einführung des Systems, das ihn verhindert.
Derselbe Auftrag. Zwei Enden.
Gleicher Betrieb, gleiche Kalkulation, gleicher Preis. Der Unterschied steht im Verlauf.
- 12. MaiAngebot versendetPer Mail an den Bauleiter.
- 24. MaiAbsageZufällig erfahren. Grund unbekannt.
- 12. MaiAngebot versendetPer Mail an den Bauleiter.
- 15. MaiNachgefasstWiedervorlage stand im System, nicht im Kopf.
- 20. MaiEinwand geklärtEs ging um die Standzeit, nicht um den Preis.
- 24. MaiAuftrag erteiltZum kalkulierten Preis, ohne Nachlass.
Der Unterschied sind zwei Anrufe. Beide dauerten unter fünf Minuten.
Wer sich zuverlässig meldet, fällt auf.
Ein Generalunternehmer arbeitet am liebsten mit dem Betrieb, bei dem er nicht hinterhertelefonieren muss. Verbindlichkeit ist im Gerüstbau ein Wettbewerbsvorteil, und sie lässt sich organisieren.
Gerüstbau A. Schleipfer: ein System für über 75 Mitarbeiter
Vorher
Familienbetrieb in dritter Generation aus Weilheim in Oberbayern, über 75 Mitarbeiter, tätig in Bayern und Tirol. Gewachsen über Jahrzehnte durch Empfehlungen und Stammkunden, ohne systematische Angebotsverfolgung.
Der Wendepunkt
Gemeinsam mit Geschäftsführer Matthias Türmer haben wir zuerst den kompletten Anfrage- und Angebotsweg aufgenommen. Erst danach fiel die Systementscheidung, nicht umgekehrt.
Die Doppelbearbeitung soll aufhören.
Pipeline
Von der Anfrage bis zum Auftrag in einem System, inklusive Vorstufe für Bauvorhaben, von denen der Betrieb früh hört.
Nachträge
Als eigene Vorgänge je Bauvorhaben verknüpft. Keiner geht unter, die Nachtragsquote wird auswertbar.
Mehrfachanfragen
Dasselbe Projekt über verschiedene GUs wird gebündelt statt doppelt kalkuliert. Ein Bauvorhaben, ein Preis.
Rollout in Wellen
Erst der neue Vertriebsmitarbeiter, dann schrittweise die Bauleitung. Pflege wird Gewohnheit.
Heute arbeitet der Vertrieb täglich im System, die Angebotsverfolgung hängt nicht mehr an einzelnen Köpfen, und die parallele Pflege im Altsystem wird Schritt für Schritt abgelöst. Und weil wir nichts empfehlen, was wir nicht selbst nutzen: Zelic Consulting arbeitet im eigenen Vertrieb täglich mit Pipedrive.
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Was eine CRM-Einführung im Gerüstbau verlangt
Ein CRM zu kaufen dauert einen Nachmittag. Dass damit gearbeitet wird, entscheidet sich an vier Stellen.
Die Sprache der Branche
Submissionstermin, Nachtrag, Aufmaß, Standzeit: Wer das kennt, muss sich dein Geschäft nicht erst erklären lassen und baut die Felder richtig.
Prozess vor Technik
Zuerst der echte Weg von der Anfrage bis zum Auftrag, wie er heute wirklich läuft. Erst danach die Frage, welches System ihn trägt.
Begleitung im Betrieb
Jemand, der mit reinkommt, am echten Vorgang schult und dabeibleibt, bis die Pflege Gewohnheit ist und nicht Pflichtübung.
Aus der eigenen Praxis
Wir führen nicht nur ein, wir arbeiten selbst täglich damit. Was im eigenen Vertrieb nicht funktioniert, empfehlen wir auch keinem Betrieb.
Genau so arbeiten wir
Wir kennen den Gerüstbau, wir arbeiten mit bewährten Bausteinen, und wir kommen mit rein in den Betrieb, bis es läuft. Das Produkt ist Standard, dein Betrieb ist es nicht.
Die Reihenfolge entscheidet, ob dein CRM lebt oder stirbt
Wir führen kein System ein, wir führen einen Vertriebsprozess ein, den ein System trägt.
Der übliche Weg
- System auswählenDie Demo überzeugt, der Vertrag ist unterschrieben.
- Alles aktivierenJede Funktion an, jedes Feld Pflicht.
- Stichtag für alleDas ganze Team ab Montag im neuen System.
- Nach vier Wochen: DatengrabGearbeitet wird wieder in Excel.
Unser Weg
- Prozess aufnehmenDer echte Weg von der Anfrage bis zum Auftrag.
- Dann das System wählenPassend zu Team, Prozess und Betriebsgröße.
- Schlank startenFünf Felder, die gepflegt werden, statt zwanzig leeren.
- In Wellen ausrollenErst ein kleiner Kreis, dann das ganze Team.
- Im Alltag verankernPflege wird Gewohnheit, nicht Pflichtübung.
Womit du nach der Einführung arbeitest
- Jedes Angebot trägt einen Nachfass-Termin und einen Zuständigen. Fällige Vorgänge stehen oben.
- Nachträge laufen als eigene Vorgänge je Bauvorhaben. Die Nachtragsquote je Kunde wird sichtbar.
- Doppelanfragen über mehrere GUs werden erkannt und gebündelt. Ein Bauvorhaben, ein Preis.
- Du siehst jederzeit, wie viele Angebote draußen sind und was sie wert sind.
- Die Urlaubsvertretung öffnet den Vorgang und weiß Bescheid. Verlauf und nächster Schritt stehen drin.
- Feste Absagegründe zeigen, ob du am Preis oder an der Kapazität verlierst.
Die vier Sätze aus jedem Erstgespräch
„Wir haben doch schon Software dafür.“
Genau, und die bleibt. Dein ERP, deine Kalkulation und deine Ablage werden nicht ersetzt. Wir sorgen dafür, dass deine Abläufe und deine Leute das Beste aus den Systemen herausholen.
„Dafür haben wir neben dem Tagesgeschäft keine Zeit.“
Deshalb machen wir die Arbeit. Prozessaufnahme, Einrichtung und Datenübernahme laufen bei uns, dein Team wird am echten Vorgang geschult statt in Seminaren, und der Rollout läuft in Wellen statt am Stichtag.
„Was kostet das?“
Ehrliche Antwort: Das hängt von Teamgröße, Datenlage und gewünschten Schnittstellen ab, eine seriöse Zahl gibt es erst nach einem Blick in den Betrieb. Zwei Dinge stehen fest: Die Softwarelizenz zahlst du direkt an den Anbieter, sie ist nicht Teil unseres Honorars. Und die Beratung ist für kleine und mittlere Unternehmen BAFA-förderfähig.
„Meine Leute machen da nicht mit.“
Wenn man es ihnen überstülpt: stimmt. Deshalb nehmen wir erst den echten Arbeitsweg auf und bauen das System darum herum, nicht umgekehrt. Gestartet wird schlank mit wenigen Feldern.
Zelic Consulting ist eine Management-Beratung, die ausschließlich Unternehmen der Bau- und Handwerksbranche im DACH-Raum berät.
Wo bleibt in deinem Vertrieb gerade am meisten liegen?
In der kostenlosen Unternehmer-Analyse schauen wir gemeinsam auf deinen Vertrieb. Du gehst mit zwei, drei konkreten Hebeln raus, egal ob wir uns je wiedersehen.
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Du willst erst tiefer einsteigen? Wie eine CRM-Einführung im Detail abläuft, Schritt für Schritt.
