Was ist ein Prokurist? Prokura im Bau- und Handwerks­betrieb

Prokura kann nach § 48 Abs. 1 HGB nur der Inhaber eines Handelsgeschäfts erteilen. Das ist ein Kaufmann. Kaufmann ist nach § 1 HGB, wer ein Handelsgewerbe betreibt. Ein Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, er erfordert nach Art oder Umfang keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb.

Viele Meisterbetriebe stehen in der Handwerksrolle und halten sich deshalb für eingetragen. Die Handwerksrolle führt die Handwerkskammer, das Handelsregister führt das Amtsgericht. Eine Eintragung in der Handwerksrolle bedeutet nicht, dass der Betrieb auch im Handelsregister steht. Für die Prokura zählt allein das Handelsregister.

Auch der Betriebsleiter im Sinne der Handwerksordnung ist etwas anderes als ein Prokurist. Von seiner Qualifikation hängt beim zulassungspflichtigen Handwerk die Eintragung in die Handwerksrolle ab (§ 7 Abs. 1 HwO). Betriebsleiter und Prokurist können dieselbe Person sein, müssen es aber nicht.

Ein Einzelunternehmer, dessen Betrieb kein Handelsgewerbe nach § 1 HGB ist, darf sich nach § 2 HGB freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen. Mit der Eintragung wird er Kaufmann und kann Prokura erteilen. Er übernimmt damit auch die Pflichten eines Kaufmanns, etwa die Buchführung nach Handelsrecht und die Veröffentlichung von Änderungen.

Bei einem größeren Einzelbetrieb kann die Pflicht zur Eintragung schon bestehen, weil er einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb braucht. Ab wann das so ist, hängt vom Einzelfall ab, etwa von Umsatz, Zahl der Mitarbeiter und Umfang des Geschäftsverkehrs. Auskunft geben Handwerkskammer und Registergericht.

Für einen Oberbauleiter oder eine kaufmännische Leitung passt oft eine Gesamtprokura. Die Rolle ist im Handelsregister sichtbar, und große Verträge brauchen eine zweite Unterschrift.

Die Filialprokura betrifft vor allem Vermieter und Händler mit mehreren Standorten. Ein Stationsleiter mit Prokura nur für seine Mietstation ist nach außen trotzdem unbeschränkt vertretungsberechtigt, solange die Station nicht unter eigener Firma oder mit Zweigniederlassungszusatz im Register steht.

Seit dem 1. Januar 2024 gelten für OHG und KG die neuen Vorschriften des Personengesellschaftsrechts. Die gemeinsame Vertretung von Gesellschafter und Prokurist steht seitdem in § 124 Abs. 3 HGB, die Zustimmungsregel zur Bestellung in § 116 Abs. 2 HGB. Ältere Merkblätter nennen dafür noch die frühere Zählung.

Für die Schulden des Betriebs haftet ein Prokurist nicht schon wegen seiner Prokura. Er handelt im Namen des Betriebs, und die Verträge binden den Betrieb. Er ist auch kein Organ: Die Pflicht zum Insolvenzantrag trifft nach § 15a Abs. 1 InsO die Mitglieder des Vertretungsorgans, in der GmbH also die Geschäftsführer.

Im Verhältnis zum Betrieb gelten die internen Vorgaben. Überschreitet der Prokurist eine Grenze aus der Richtlinie, ist das Geschäft nach außen wirksam. Die Folgen klären Betrieb und Prokurist untereinander, nach Arbeitsvertrag und Arbeitsrecht.

Ob ein Prokurist in steuerlichen oder sozialversicherungsrechtlichen Fragen persönlich einstehen muss, hängt davon ab, welche Aufgaben er tatsächlich übernimmt. Diese Fragen sind Einzelfälle und gehören zu Steuerbüro oder Anwalt.

Nicht automatisch. Nach § 5 Abs. 3 Nr. 2 BetrVG ist leitender Angestellter, wer Prokura hat und die Prokura auch im Verhältnis zum Arbeitgeber nicht unbedeutend ist. Eine Prokura, hinter der keine echten Befugnisse stehen, reicht dafür nicht. Für leitende Angestellte gilt das Betriebsverfassungsgesetz grundsätzlich nicht.

Die Handlungsvollmacht nach § 54 HGB ist die engere Vollmacht des Kaufmanns. Sie umfasst nur, was ein derartiges Handelsgewerbe oder die übertragenen Geschäfte gewöhnlich mit sich bringen. Grundstücksgeschäfte, Wechsel, Darlehen und Prozesse sind nur mit besonderer Befugnis gedeckt. Der Geschäftsführer einer GmbH ist dagegen das Organ der Gesellschaft.

Die Tabelle zeigt die gesetzlichen Grundformen. Gesellschaftsvertrag, Satzung und Arbeitsvertrag können im Innenverhältnis mehr regeln, nach außen bleibt der gesetzliche Umfang von Prokura und Geschäftsführung maßgeblich.

In der Nachfolge ist die Prokura oft ein Zwischenschritt. Der Nachfolger erhält zuerst Prokura und unterschreibt Angebote, Rahmenverträge und Personalentscheidungen. Kunden, Lieferanten und Banken sehen ihn im Handelsregister. Der bisherige Inhaber bleibt Geschäftsführer und trägt weiter die Organverantwortung. Später folgt die Bestellung zum Geschäftsführer.

Für den Notfall wichtig: Die Prokura erlischt nach § 52 Abs. 3 HGB nicht durch den Tod des Inhabers. Bei einem Einzelunternehmen als e.K. bleibt der Betrieb so in der Übergangszeit handlungsfähig. Bei einer GmbH vertritt der Prokurist die Gesellschaft weiter, auch wenn ein Geschäftsführer ausfällt.

Was bei einem Verkauf des Betriebs, einem Wechsel der Gesellschafter oder einer Umwandlung der Rechtsform mit einer bestehenden Prokura geschieht, hängt von der Gestaltung ab. Das gehört in die Nachfolgeplanung mit Notar oder Anwalt. Einen Überblick über den Ablauf einer Übergabe gibt die Seite zur Unternehmensnachfolge.

Zelic Consulting ist eine Management-Beratung ausschließlich für die Bau- und Handwerksbranche im DACH-Raum. Im Netzwerk arbeiten über 30 Fachberater mit 100 Prozent Branchenfokus. Zelic Consulting ist Mitglied im bbi und dort als Top-Dienstleister im Bereich Recht und Beratung gelistet, VDBUM-Fördermitglied seit April 2026, veröffentlicht beim Fachverlag LECTURA und produziert den Podcast „Erfolgsbausteine“.