Digitale Personalakte 2027: was wirklich Pflicht ist

Die Verwechslung hat einen Grund: Viele Unterlagen, die elektronisch vorliegen müssen, stecken im Betrieb in derselben Mappe wie der Arbeitsvertrag, die Unterweisungen und die Führerscheinkopie. Wer die Pflicht erfüllen will, muss diese Mappe ohnehin einmal sortieren. Daraus ergibt sich die eigentliche Frage für den Inhaber: Was davon soll künftig digital laufen, weil es dem Betrieb hilft?

Im Baugewerbe gilt die Aufzeichnungspflicht des Mindestlohngesetzes: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, aufgezeichnet spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag, aufbewahrt mindestens zwei Jahre. Ausgenommen sind nach der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung Mitarbeiter mit einem verstetigten, regelmäßigen Monatsentgelt über 4.461 Euro brutto, oder über 2.974 Euro, wenn es die letzten zwölf Monate nachweislich gezahlt wurde. Für gewerbliche Mitarbeiter im Stundenlohn gilt die Pflicht also in aller Regel.

Diese Aufzeichnungen gehören zu den Entgeltunterlagen, die elektronisch zu führen sind. Ein Stundenzettel auf Papier, der am Monatsende im Büro abgegeben wird, passt dazu nicht mehr. Nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz sind die Aufzeichnungen bei Bauleistungen auf Verlangen der Prüfbehörde auch auf der Baustelle bereitzuhalten.

Dazu kommt eine Bauregel aus dem Sozialgesetzbuch: Bei Dienst- und Werkverträgen im Baugewerbe müssen Entgeltunterlagen und Beitragsabrechnung so geführt werden, dass sich Mitarbeiter, Lohn und Beiträge dem jeweiligen Auftrag zuordnen lassen. Wer die Zeiten auf der Baustelle je Auftrag digital erfasst, hat damit die Aufzeichnung, die Zuordnung und die Grundlage für die Nachkalkulation in einem Schritt.

Nachweise zu Staatsangehörigkeit und Aufenthaltstitel gehören elektronisch zu den Entgeltunterlagen, ebenso Arbeitserlaubnisse in den Fällen, die die Verordnung nennt. Weil Titel ablaufen, braucht jede dieser Unterlagen ein Ablaufdatum in der Akte und eine Erinnerung, bevor es so weit ist.

Eine Kopie der Niederschrift nach dem Nachweisgesetz gehört elektronisch zu den Entgeltunterlagen. Für das Baugewerbe gilt dabei eine Besonderheit: Seit 2025 dürfen andere Branchen die Niederschrift in Textform elektronisch übermitteln, im Baugewerbe ist das ausgeschlossen. Die Niederschrift muss dort weiterhin auf Papier unterschrieben ausgehändigt werden. Im Betrieb gibt es damit beides, das Original für den Mitarbeiter und die elektronische Kopie für die Entgeltunterlagen.

Im Baugewerbe muss der Beginn einer Beschäftigung spätestens bei ihrer Aufnahme an die Datenstelle der Rentenversicherung gemeldet sein. Diese Sofortmeldung ersetzt die normale Anmeldung nicht und gehört an den Anfang des Ablaufs, noch vor die erste Schicht.

Die Pflichtunterlagen sind nur ein Teil dessen, was im Betrieb über einen Mitarbeiter festgehalten wird. Für einen Bau- oder Handwerksbetrieb hängen an der Personalakte Fristen, die im Alltag schnell untergehen: jährliche Unterweisungen, ablaufende Qualifikationen und Aufenthaltstitel, Führerscheinkontrollen für Firmenfahrzeuge, arbeitsmedizinische Vorsorge. Als Ablauf gedacht, wird aus der Akte ein Kalender.

Für die Unterweisung gibt die Unfallversicherung den Takt vor: Sie muss mindestens einmal jährlich erfolgen und dokumentiert werden. Bei Firmenfahrzeugen macht sich der Halter strafbar, wenn er anordnet oder zulässt, dass jemand ohne Fahrerlaubnis fährt, auch fahrlässig. Einen festen Abstand für die Kontrolle nennt das Gesetz nicht, deshalb legt der Betrieb ihn selbst fest und hält ihn ein.

Bis zum 31. Dezember 2026 reicht die Zeit für einen geordneten Wechsel. Sechs Schritte:

Zelic Consulting ist eine Management-Beratung ausschließlich für die Bau- und Handwerksbranche im DACH-Raum. Im Netzwerk arbeiten über 30 Fachberater mit 100 Prozent Branchenfokus. Zelic Consulting ist Mitglied im bbi und dort als Top-Dienstleister im Bereich Recht und Beratung gelistet, VDBUM-Fördermitglied seit April 2026, veröffentlicht beim Fachverlag LECTURA und produziert den Podcast „Erfolgsbausteine“.