Wissen für Bau und Handwerk
E-Rechnung im Bau- und Handwerksbetrieb: was ab 2027 gilt
Die Schlussrechnung für das Fassadengerüst ist fertig: Aufmaß geprüft, Nachträge eingearbeitet, Abschläge abgezogen. Bisher ging sie als PDF per E-Mail an den Generalunternehmer. Hat der Betrieb 2026 mehr als 800.000 Euro umgesetzt, muss dieselbe Rechnung ab Januar 2027 als E-Rechnung hinausgehen. Ab 2028 gilt das für jeden Betrieb, der an andere Unternehmen abrechnet.
Kapitel 1
Wer muss ab wann E-Rechnungen schreiben?
Kurz beantwortet
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe E-Rechnungen ausstellen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro lag. Kleinere Betriebe dürfen bis Ende 2027 weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle. Sie betrifft Rechnungen an andere Unternehmen im Inland, Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Empfangen können muss jeder Betrieb E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025.
800.000 €
Gesamtumsatz im Vorjahr: Liegt er 2026 darüber, gilt die Pflicht zum Ausstellen ab dem 1. Januar 2027.
§ 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz, Stand Oktober 2026, Quelle 5.
| Ab wann | Ausstellen | Empfangen |
|---|---|---|
| seit 1. Januar 2025 | Papier, PDF mit Zustimmung des Empfängers oder E-Rechnung | E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können |
| ab 1. Januar 2027 | E-Rechnung, wenn der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag; sonst weiter Papier oder PDF | wie seit 2025 |
| ab 1. Januar 2028 | E-Rechnung für alle Rechnungen an Unternehmen im Inland | wie seit 2025 |
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Unternehmens im Vorjahr, also aller Standorte und Sparten zusammen. Wer 2026 unter der Grenze bleibt, gewinnt ein Jahr. Auftraggeber können die E-Rechnung allerdings schon früher vertraglich verlangen, wenn sie ihre eigene Rechnungsprüfung umstellen.
Viele Handwerksbetriebe haben gemischte Kundschaft. Für sie heißt die Pflicht: zwei Wege im selben Programm, die E-Rechnung für Firmenkunden und die gewohnte Rechnung für Privatkunden. Ob ein Kunde privat oder für sein Unternehmen bestellt, gehört deshalb schon in den Auftrag. Konnte der Betrieb das mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen, wird ein Verstoß nicht beanstandet.
Kapitel 2
Was ist eine E-Rechnung und was nicht?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das ein Programm ohne Abtippen lesen kann. Sie folgt der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Ein PDF, ein Scan oder ein Foto ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt. Bei ZUGFeRD steckt in einem PDF zusätzlich eine Datendatei. Umsatzsteuerlich zählt der Datenteil, das lesbare Bild ist eine Hilfe für den Menschen.
Wann eine Datei keine E-Rechnung ist
Verletzt eine Datei das vorgeschriebene Format, gilt sie umsatzsteuerlich als sonstige Rechnung. Fehlt eine Pflichtangabe oder ist sie falsch, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß. Beides lässt sich vor dem Versand mit einem Prüfprogramm erkennen, deshalb gehört diese Prüfung fest in den Ablauf.
Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern. Sie dürfen immer als Papier oder PDF kommen. Für Rechnungen, bei denen der Auftraggeber die Steuer nach § 13b schuldet, gilt die Kleinbetragsregel allerdings nicht.
Kapitel 3
Was gilt für Bauleistungen?
Kurz beantwortet
Für Bauleistungen hat das Bundesfinanzministerium am 15. Oktober 2026 zwei Erleichterungen festgeschrieben. Im Datenteil der E-Rechnung reichen derzeit die einzelnen Gewerke mit ihren Summen, wenn das Leistungsverzeichnis in einer lesbaren Anlage mitgeht. Und bis zum 30. Juni 2030 dürfen in der Schlussrechnung die bezahlten Abschläge als Summe abgezogen werden, die Einzelheiten stehen in einem Textfeld oder in einer Anlage.
Leistungsverzeichnis und Gewerke
Bauleistungen werden meist nach dem Leistungsverzeichnis abgerechnet. Das passt technisch nicht in den Datenteil einer E-Rechnung. Deshalb wird es derzeit nicht beanstandet, wenn dort nur die Gewerke mit ihren Summen stehen. Die Aufschlüsselung nach Positionen kommt dann in eine lesbare Anlage, auf die der Datenteil eindeutig hinweist. Zusätzlich darf das Leistungsverzeichnis als GAEB-Datei mitgehen.
Für diese Regel nennt das Ministerium kein Enddatum. Es kündigt aber an, die Erleichterungen mit Blick auf das geplante Meldesystem zu überprüfen.
Abschlag, Teilschluss und Schlussrechnung
| Rechnung | Was gilt | Fundstelle |
|---|---|---|
| Abschlagsrechnung vor der eigenen Pflicht | muss keine E-Rechnung sein, auch wenn Leistung und Zahlung erst später kommen | BMF 15.10.2026, Rn. 2 |
| Abschlagsrechnung ab der eigenen Pflicht | E-Rechnung; die XRechnung kennt dafür die Rechnungsart 875 | § 14 UStG, KoSIT |
| Schlussrechnung | E-Rechnung; die bezahlten Abschläge bis 30.06.2030 als Summe im Feld „Paid amount“, die Einzelheiten im Freitextfeld oder in einer eingebetteten Anlage; Rechnungsart 877 | BMF 15.10.2026, Rn. 3 und 4 |
| Berichtigung nach geändertem Aufmaß | ebenfalls als E-Rechnung, sobald die Pflicht gilt | BMF 15.10.2026, Rn. 20 |
Für die Rechnungsart kennt die XRechnung eigene Bau-Codes: 875 für die Abschlagsrechnung, 876 für die Teilschlussrechnung, 877 für die Schlussrechnung. Das Ministerium schreibt keinen dieser Codes vor. Welchen Code ein großer Auftraggeber erwartet, lässt sich vor der ersten Rechnung mit ihm klären.
Nachunternehmer und § 13b
Rechnet ein Nachunternehmer Bauleistungen an einen Bauunternehmer ab, schuldet der Auftraggeber die Umsatzsteuer. Auch diese Rechnung muss eine E-Rechnung sein, wenn beide im Inland ansässig sind. Der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers bleibt Pflichtangabe.
Öffentliche Auftraggeber und Rechnungsportale
Wer für den Bund baut, kennt die E-Rechnung schon: Die Bundesverwaltung verlangt sie seit dem 27. November 2020 nach der E-Rechnungsverordnung, für Länder und Kommunen gelten eigene Regeln. Treffen diese Vorgaben und das Umsatzsteuergesetz zusammen, gilt die strengere Vorschrift.
Manche großen Auftraggeber nehmen Rechnungen nur über ein eigenes Portal oder ein bestimmtes Postfach an und haben eigene Formvorgaben. Diese Vorgaben stehen im Vertrag und gehören vor der ersten Rechnung in die Stammdaten des Kunden.
Merksatz
Eine E-Rechnung ist so sauber wie das Aufmaß, aus dem sie entsteht. Die Umstellung beginnt deshalb auf der Baustelle.
Kapitel 4
Wie kommt die Rechnung vom Aufmaß zur Zahlung?
Eine E-Rechnung entsteht am Ende einer Kette, die auf der Baustelle beginnt. Fehler aus den frühen Schritten landen sonst unverändert in der E-Rechnung. Deshalb lohnt es sich, die ganze Kette einmal durchzugehen, bevor das Rechnungsprogramm umgestellt wird.
- 01Aufmaß und Nachträge werden auf der Baustelle erfasst, mit Datum, Position und Foto, an einer Stelle, die auch das Büro sieht.
- 02Der Bauleiter prüft und gibt frei. Was nicht freigegeben ist, kommt nicht auf die Rechnung.
- 03Die Rechnung entsteht im Programm aus Auftrag, Leistungsverzeichnis und freigegebenem Aufmaß, ohne erneutes Abtippen. Die Rechnungsart steht fest: Abschlag, Teilschluss oder Schluss.
- 04Bei Bauleistungen stehen die Gewerke mit Summen im Datenteil, das Leistungsverzeichnis in der lesbaren Anlage, in der Schlussrechnung die bezahlten Abschläge.
- 05Vor dem Versand prüft ein Prüfprogramm Format und Pflichtangaben.
- 06Die Rechnung geht auf dem Weg hinaus, den der Auftraggeber vorgibt: E-Mail-Postfach oder Rechnungsportal.
- 07Eingangsrechnungen von Lieferanten und Nachunternehmern laufen den umgekehrten Weg: Empfang, sachliche Prüfung durch den Bauleiter, Freigabe, Buchung.
- 08Jede Rechnung wird acht Jahre aufbewahrt, bei der E-Rechnung mindestens der Datenteil unverändert im Originalformat. Der Zahlungseingang wird mit der Rechnung abgeglichen.
Wo die Kette heute reißt, zeigt eine Frage: An wie vielen Stellen wird eine Menge aus dem Aufmaß bis zur fertigen Rechnung noch einmal von Hand übertragen? Jede dieser Stellen ist eine Fehlerquelle und kostet Zeit im Büro. Die E-Rechnung macht solche Stellen sichtbar, weil ein Programm am Ende jede Angabe prüft.
Kapitel 5
Was habe ich davon, außer Mehrarbeit?
Kurz beantwortet
Für den Inhaber ist die E-Rechnung zuerst eine Pflicht. Für Bauleiter, Büro und Buchhaltung kann sie eine Entlastung sein, wenn jede Angabe nur einmal erfasst wird: Eingangsrechnungen kommen als Daten und müssen nicht mehr abgetippt werden, Ausgangsrechnungen entstehen aus dem freigegebenen Aufmaß, und Rückfragen wegen fehlender Angaben fallen früher auf. Deshalb gehört der Nutzen für jede Rolle vor der Umstellung auf den Tisch.
Für den Inhaber geht es um Geld und Risiko. Eine Rechnung, die der Auftraggeber wegen eines Formfehlers zurückweist, verschiebt den Zahlungseingang. Und weil eine sonstige Rechnung trotz Pflicht den Auftraggeber dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, wird er genau hinsehen.
| Rolle | Belastung im heutigen Ablauf | Nutzen im neuen Ablauf |
|---|---|---|
| Inhaber | Zahlungseingang hängt an Rechnungen, die zurückkommen oder nachgebessert werden | Rechnungen gehen geprüft hinaus, Zahlungseingänge lassen sich verlässlicher planen |
| Bauleiter | Aufmaß und Nachträge werden mehrfach gemeldet, Rückfragen aus dem Büro kommen Wochen später | Eine Freigabe im System, die Rechnung entsteht aus denselben Daten |
| Polier und Kolonnenführer | Fragen zu Mengen und Zusatzleistungen lange nach der Ausführung | Mengen und Zusatzleistungen werden einmal auf der Baustelle erfasst |
| Büro und Rechnungswesen | Eingangsrechnungen abtippen, PDFs sortieren, fehlende Angaben nachfordern | Eingangsrechnungen kommen als Daten, die Arbeit verschiebt sich vom Abtippen zum Prüfen |
| Buchhaltung und Steuerbüro | Belege fehlen oder liegen in mehreren Ablagen | Belege liegen vollständig im Originalformat vor |
Kapitel 6
Was ist bis Ende 2026 zu tun?
Bis Ende 2026 ist Zeit für einen geordneten Wechsel. Sieben Schritte reichen für die meisten Betriebe:
- 01Den Gesamtumsatz 2026 mit dem Steuerbüro klären: Gilt die Pflicht ab 2027 oder ab 2028?
- 02Den Empfang prüfen: Wird eine eingehende E-Rechnung heute lesbar angezeigt, sachlich geprüft und im Originalformat abgelegt?
- 03Beim Anbieter des Rechnungsprogramms nachfragen: Erzeugt es XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931, mit Anlage, Abschlagslogik und den Bau-Rechnungsarten?
- 04Die Stammdaten der Kunden ergänzen: Firmen- oder Privatkunde, Rechnungsweg, Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern, Vorgaben großer Auftraggeber.
- 05Den Weg von Aufmaß und Nachtrag festlegen: Wer erfasst, wer gibt frei, wo liegen die Daten?
- 06Einen Probelauf mit einem echten Auftrag machen: Abschlagsrechnung, Schlussrechnung, Prüfprogramm, Versand an einen Testempfänger.
- 07Einen Stichtag festlegen, ab dem Rechnungen an Firmenkunden nur noch als E-Rechnung hinausgehen.
Checkliste zum Abhaken
Bis 31.12.: E-Rechnung und Entgeltunterlagen im Betrieb
15 Prüfpunkte auf zwei Seiten, mit Zuständigkeit für Büro, Bauleitung und Lohnbüro. Die Checkliste kommt als PDF in dein Postfach.
Kapitel 7
Häufige Fragen
Pflicht und Fristen
Muss ich als Handwerksbetrieb ab 2027 E-Rechnungen schreiben?
Ja, wenn der Gesamtumsatz deines Betriebs im Jahr 2026 über 800.000 Euro lag, und zwar für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland. Liegt er darunter, darfst du bis Ende 2027 weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle.
Gilt die E-Rechnung auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft nur Rechnungen an andere Unternehmen im Inland. Rechnungen an Privatkunden kannst du weiter auf Papier oder als PDF schreiben. Für Arbeiten an einem Grundstück musst du auch Privatkunden innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen, eine E-Rechnung ist dafür nicht nötig.
Format und Empfang
Reicht ein PDF per E-Mail?
Nein, sobald die Pflicht für deinen Betrieb gilt. Ein PDF ist keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format nach der Norm EN 16931, zum Beispiel die XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.
Muss ich E-Rechnungen schon jetzt empfangen können?
Ja, seit dem 1. Januar 2025. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach, ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig. Die eingehende Datei muss lesbar gemacht, geprüft und acht Jahre aufbewahrt werden, der Datenteil unverändert im Originalformat.
Bauleistungen
Muss das Leistungsverzeichnis in die E-Rechnung?
Derzeit reichen im Datenteil die einzelnen Gewerke mit ihren Summen. Das Leistungsverzeichnis gehört dann in eine lesbare, eingebettete Anlage, auf die der Datenteil eindeutig hinweist. Zusätzlich darf es als GAEB-Datei mitgehen. So steht es im Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2026.
Wie ziehe ich Abschläge in der Schlussrechnung ab?
Bis zum 30. Juni 2030 darfst du die bezahlten Abschläge im Datenteil als Summe im Feld „Paid amount“ abziehen und die Einzelheiten im Freitextfeld angeben. Alternativ stehen die Abzüge in einer eingebetteten Anlage, auf die der Datenteil ausdrücklich hinweist.
Sonderfälle
Gilt die E-Rechnung auch bei § 13b, also für Nachunternehmer?
Ja. Auch Rechnungen, bei denen der Auftraggeber die Umsatzsteuer schuldet, müssen E-Rechnungen sein, wenn beide Unternehmen im Inland ansässig sind. Der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers bleibt Pflichtangabe.
Was passiert, wenn ich trotz Pflicht ein PDF schicke?
Eine Ordnungswidrigkeit ist das nach dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2026 nicht. Die Rechnung ist aber nicht ordnungsgemäß. Dein Auftraggeber braucht für seinen Vorsteuerabzug dann eine Berichtigung als E-Rechnung oder zusätzliche Nachweise. Er wird deshalb eine E-Rechnung verlangen, und die Zahlung verschiebt sich.
Über diese Seite
Wer schreibt hier?
Zelic Consulting ist eine Management-Beratung ausschließlich für die Bau- und Handwerksbranche im DACH-Raum. Im Netzwerk arbeiten über 30 Fachberater mit 100 Prozent Branchenfokus. Zelic Consulting ist Mitglied im bbi und dort als Top-Dienstleister im Bereich Recht und Beratung gelistet, VDBUM-Fördermitglied seit April 2026, veröffentlicht beim Fachverlag LECTURA und produziert den Podcast „Erfolgsbausteine“.
Quellen
- Bundesministerium der Finanzen: Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung, ergänzende Regelungen. Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 1 bis 5, 13, 14, 20, 24, 25, 28. Abrufdatum: 17.10.2026
- Bundesministerium der Finanzen: Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung. Schreiben vom 15.10.2025, BStBl I S. 1806, Rn. 6a, 6b, 17. Abrufdatum: 17.10.2026
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand März 2026. Abrufdatum: 17.10.2026
- Bundesministerium der Justiz: § 14 Umsatzsteuergesetz. Abrufdatum: 17.10.2026
- Bundesministerium der Justiz: § 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz. Abrufdatum: 17.10.2026
- Bundesministerium der Justiz: § 13b Umsatzsteuergesetz. Abrufdatum: 17.10.2026
- Koordinierungsstelle für IT-Standards: XRechnung-Prüfregeln, Version 2.6.0, Regel BR-DE-17 zu den Rechnungsarten 875 bis 877. Abrufdatum: 17.10.2026
- Bundesministerium der Justiz: § 14b Umsatzsteuergesetz, Aufbewahrung von Rechnungen. Abrufdatum: 17.10.2026
- Bundesministerium der Justiz: §§ 33, 34 und 34a Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung. Abrufdatum: 17.10.2026
- Bundesministerium der Finanzen: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitte 14.1, 14.6, 14b.1 und 15.2a. Abrufdatum: 17.10.2026
Unsicherheiten und Annahmen
- Die Gewerke-Regel gilt nach dem Schreiben vom 15.10.2026 „derzeit“ und ohne Enddatum. Das Ministerium will die Erleichterungen mit Blick auf das geplante Meldesystem überprüfen.
- Die Bau-Rechnungsarten 875 bis 877 sind in der XRechnung zulässig. Das Ministerium schreibt keine davon vor, welche ein Auftraggeber erwartet, klärt man mit ihm.
- Für Unternehmensgruppen und Organschaften kann die Umsatzgrenze anders zu berechnen sein. Solche Fälle klärt das Steuerbüro.
- Dass kleine Rechnungen nach § 13b als E-Rechnung gehen müssen, folgt aus dem Wortlaut der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung. Ausdrücklich bestätigt hat das Ministerium es bisher nicht.
- Stand der Rechtslage ist der 17.10.2026. Weitere Schreiben des Ministeriums können Einzelheiten ändern.
Nächster Schritt
Zelic Consulting begleitet Bau- und Handwerksbetriebe dabei, den Weg vom Aufmaß bis zur Rechnung so aufzusetzen, dass die E-Rechnung aus den vorhandenen Daten entsteht. Der passende Einstieg ist die kostenlose Unternehmer-Analyse.
