Offene Rechnungen im Bau: wann sie verjähren und wie du dein Geld sicherst

Für den Beginn der Verjährung zählt weder das Datum der Leistung noch das Rechnungsdatum. Es zählt, wann die Forderung fällig ist. Am Bau hängt das am Vertrag.

Abschläge darf ein Betrieb nach § 632a BGB in Höhe des Werts der erbrachten Leistungen verlangen, nachgewiesen durch eine Aufstellung, die eine rasche und sichere Beurteilung erlaubt. Bei einem Verbraucherbauvertrag dürfen die Abschläge zusammen höchstens 90 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung erreichen (§ 650m Abs. 1 BGB).

Für Arbeiten an einem Grundstück muss der Betrieb auch einem Privatkunden innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG). Wie aus Aufmaß und Abschlägen eine saubere Schlussrechnung wird, zeigt die Seite E-Rechnung im Bau- und Handwerksbetrieb.

Annahme für alle drei Varianten: gewerblicher Auftraggeber, Abnahme am 14. November 2025, Restforderung aus der Schlussrechnung 48.000 Euro brutto. Der Auftraggeber schließt die Prüfung nicht früher ab und erhebt keine Einwendungen gegen die Prüffähigkeit. Das Beispiel ist konstruiert, kein Einzelfall.

Beim VOB/B-Vertrag entscheidet damit der Zugangstag der Schlussrechnung im Dezember über ein ganzes Jahr Verjährung. Schließt der Auftraggeber die Prüfung früher ab, wird die Forderung früher fällig. Für die Liquidität ist die frühe Schlussrechnung trotzdem die bessere Wahl, weil vorher kein Geld fließt und kein Verzug eintreten kann.

Beim VOB/B-Vertrag schließt die vorbehaltlose Annahme der Schlusszahlung Nachforderungen aus, wenn der Auftraggeber schriftlich über die Schlusszahlung unterrichtet und auf diese Wirkung hingewiesen hat (§ 16 Abs. 3 Nr. 2 VOB/B). Der Vorbehalt ist innerhalb von 28 Tagen nach Zugang dieser Mitteilung zu erklären, und innerhalb weiterer 28 Tage muss eine prüfbare Rechnung über die vorbehaltenen Forderungen folgen oder der Vorbehalt eingehend begründet werden (§ 16 Abs. 3 Nr. 5 VOB/B). Solche Schreiben gehören deshalb mit Frist in den Posteingang.

Verzug ist die Voraussetzung für Verzugszinsen und die Pauschale. Er tritt auf zwei Wegen ein.

Gesetzlich reicht eine einzige Mahnung nach Fälligkeit. Drei Mahnstufen sind kaufmännische Gewohnheit, keine Pflicht. Wer an Privatkunden abrechnet, sollte den Hinweis auf den Verzug nach 30 Tagen fest in die Rechnungsvorlage aufnehmen. Ohne diesen Satz bleibt bei Privatkunden nur der Weg über die Mahnung.

Das wirksamste Werkzeug gegen offene Rechnungen setzt vor der Schlussrechnung an. Das Bauvertragsrecht gibt dem Betrieb dafür drei Hebel.

Der Betrieb kann vom Auftraggeber Sicherheit für die vereinbarte und noch nicht gezahlte Vergütung verlangen, einschließlich Zusatzaufträgen, dazu 10 Prozent für Nebenforderungen (§ 650f Abs. 1 BGB). Das geht auch nach der Abnahme. Üblich ist eine Bürgschaft oder Garantie einer Bank oder eines Kreditversicherers (§ 650f Abs. 2 BGB). Die üblichen Kosten der Sicherheit trägt der Betrieb, höchstens 2 Prozent im Jahr (§ 650f Abs. 3 BGB).

Stellt der Auftraggeber die Sicherheit nicht innerhalb einer angemessenen Frist, darf der Betrieb die Arbeit verweigern oder den Vertrag kündigen (§ 650f Abs. 5 BGB). Kündigt er, behält er den Anspruch auf die vereinbarte Vergütung abzüglich ersparter Aufwendungen; vermutet werden 5 Prozent der Vergütung für den nicht erbrachten Teil. Vertraglich ausschließen lässt sich das nicht (§ 650f Abs. 7 BGB).

Die Regel gilt nicht gegenüber Verbrauchern bei einem Verbraucherbauvertrag oder Bauträgervertrag und nicht gegenüber öffentlichen Auftraggebern, über deren Vermögen kein Insolvenzverfahren zulässig ist (§ 650f Abs. 6 BGB).

Ist der Auftraggeber zugleich Eigentümer des Baugrundstücks, kann der Betrieb eine Sicherungshypothek am Grundstück verlangen, vor der Fertigstellung für den Teil der Vergütung, der der geleisteten Arbeit entspricht (§ 650e BGB). Hat der Betrieb bereits eine Sicherheit nach § 650f BGB erhalten, ist dieser Anspruch ausgeschlossen (§ 650f Abs. 4 BGB).

Beim VOB/B-Vertrag darf der Betrieb die Arbeiten bei Zahlungsverzug bis zur Zahlung einstellen, wenn eine zuvor gesetzte angemessene Frist erfolglos verstrichen ist (§ 16 Abs. 5 Nr. 4 VOB/B). Ist ein Sicherheitseinbehalt vereinbart, darf der Auftraggeber jede Zahlung um höchstens 10 Prozent kürzen und muss den Betrag binnen 18 Werktagen nach Mitteilung auf ein Sperrkonto einzahlen (§ 17 Abs. 6 Nr. 1 VOB/B). Eine nicht verwertete Sicherheit für Mängelansprüche ist nach zwei Jahren zurückzugeben, wenn nichts anderes vereinbart ist (§ 17 Abs. 8 Nr. 2 VOB/B). Dieser Termin gehört in die Fristenliste.

Umgekehrt darf der Kunde wegen eines Mangels nach Fälligkeit einen angemessenen Teil der Vergütung zurückhalten, in der Regel das Doppelte der Kosten für die Mängelbeseitigung (§ 641 Abs. 3 BGB). Der Rest bleibt zahlbar.

Die meisten Hebel liegen in der eigenen Abrechnung. Eine feste Frist von der Abnahme bis zur Schlussrechnung, Abschläge im vereinbarten Takt und eine Nachtragsliste, die vor der Schlussrechnung abgeglichen wird, verkürzen die Zeit bis zum Zahlungseingang. Viele Programme für Handwerksbetriebe führen offene Posten und Mahnstufen bereits mit. Worauf es bei der Einführung ankommt, steht auf der Seite Software im Handwerk einführen.