Zeiterfassung und Stundenzettel im Handwerk: was heute gilt

Das Bundesarbeitsgericht hat die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitet. Arbeitgeber müssen danach ein System einrichten, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfasst werden. Es gilt für alle Betriebe, unabhängig von der Größe. Eine Form schreibt das Gericht nicht vor: Je nach Tätigkeit und Unternehmen können Aufzeichnungen auf Papier genügen.

Grundlage ist ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019. Danach müssen die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten, die tägliche Arbeitszeit mit einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System zu messen. Das Arbeitszeitgesetz selbst verlangt bis heute nur, die Arbeitszeit über acht Stunden am Werktag aufzuzeichnen.

Die Pflicht aus dem Beschluss ist selbst nicht unmittelbar mit einem Bußgeld belegt. Die Arbeitsschutzbehörde kann sie aber im Einzelfall anordnen. Wer gegen eine solche vollziehbare Anordnung verstößt, riskiert eine Geldbuße von höchstens 30.000 Euro nach § 25 Absatz 2 Arbeitsschutzgesetz.

Diese Pflicht ist nicht neu. Sie gilt für jeden Arbeitgeber, der keine Befreiung beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung beantragt hat. Ab dem 1. Januar 2027 gibt es diese Befreiung nicht mehr. Die Rentenversicherung prüft die Entgeltunterlagen bei der Betriebsprüfung.

Ob ein eingescannter Stundenzettel für die elektronische Form genügt, regelt die Verordnung nicht ausdrücklich. Diese Frage ist offen. Sicher ist: Ein Stundenzettel, der nur im Ordner liegt, erfüllt die Pflicht ab 2027 nicht. Welche weiteren Unterlagen elektronisch vorliegen müssen, steht auf der Seite Digitale Personalakte 2027.

Als Faustregel: Bei mehreren Kolonnen und wechselnden Baustellen spricht vieles für eine digitale Erfassung, wegen der elektronischen Entgeltunterlagen ab 2027 und wegen der Nachkalkulation. Ein kleiner Betrieb kann weiter mit Papier erfassen, braucht dann aber einen festen Weg, auf dem die Zettel elektronisch zu den Lohnunterlagen kommen.

Wer ein Programm auswählt, kann diese Punkte prüfen: Erfassung ohne Netz auf der Baustelle, Zuordnung zu Auftrag und Kostenstelle, Buchung für die ganze Kolonne durch den Polier, getrennte Fahrzeit, Übergabe an die Lohnbuchhaltung, Auswertung je Auftrag, nachvollziehbare Korrekturen, Einsicht für die Mitarbeiter, Standort der Server, abschaltbare Standortdaten, mehrere Sprachen, Kosten je Nutzer und Kündbarkeit.

Der Weg von der Wohnung zur Baustelle ist grundsätzlich keine Arbeitszeit. Anders liegt es bei der Fahrt im Firmenfahrzeug vom Sammelpunkt: Der Europäische Gerichtshof hat am 9. Oktober 2025 entschieden, dass die Hin- und Rückfahrt mit einem Fahrzeug des Arbeitgebers von einem vereinbarten Sammelpunkt zur Baustelle Arbeitszeit im Sinne der europäischen Arbeitszeitrichtlinie ist (C-110/24).

Das betrifft Mitarbeiter ohne festen Arbeitsort, die sich auf Weisung an einem Ort treffen und von dort gemeinsam fahren. Es gilt nach der Einordnung der Handwerkskammer Niederbayern-Oberpfalz unabhängig davon, ob jemand fährt, während der Fahrt arbeitet oder nichts tut. Der Weg von der Wohnung zum Sammelpunkt bleibt Wegezeit.

Das Urteil betrifft den Arbeitsschutz. Die Fahrzeit zählt also bei der Höchstarbeitszeit, den Pausen und der Ruhezeit. Ob und wie sie bezahlt wird, regeln Tarif- und Arbeitsvertrag. Nach der Handwerkskammer bleibt eine fehlende Bezahlung nur zulässig, wenn die Vergütung mit der Fahrzeit gerechnet den geschuldeten gesetzlichen oder tariflichen Mindestlohn nicht unterschreitet.

Der Bundesrahmentarifvertrag für das Baugewerbe behandelt die Wegezeit grundsätzlich nicht als Arbeitszeit. Werden vorher im Betrieb Arbeiten erledigt, etwa Material geladen, beginnt die Arbeitszeit nach den Erläuterungen der Tarifparteien schon dort. Diese Erläuterungen stammen vom 15. Dezember 2022, also aus der Zeit vor dem Urteil. Wie die Tarifregel und das Urteil bei der Fahrt vom Sammelpunkt zusammenpassen, ist offen.

Ein Beispiel aus dem Alltag: Die Kolonne trifft sich um 6:15 Uhr am Betriebshof, lädt Material und fährt 50 Minuten zur Baustelle. Auf dem Stundenzettel steht als Beginn 7:15 Uhr. Der Arbeitstag beginnt aber schon mit dem Laden am Hof. Wer abends wieder zum Hof zurückfährt, kommt so schnell über zehn Stunden oder unter elf Stunden Ruhezeit.

Für den Inhaber ist die Zeiterfassung zuerst eine Pflicht, die bei Zoll und Rentenversicherung sichtbar wird. Für Polier, Bauleiter und Lohnbüro kann sie eine Entlastung sein, wenn jede Stunde nur einmal erfasst und einem Auftrag zugeordnet wird.

Bei einem angenommenen Verrechnungssatz von 60 Euro je Stunde sind das 13.200 Euro im Jahr, die in keiner Nachkalkulation auftauchen. Die Werte sind Annahmen. Die Rechnung zeigt nur, wie schnell kleine Lücken auf dem Stundenzettel zu einer großen Summe werden. Wie Stunden je Auftrag in die Nachkalkulation kommen, ist Thema der Fortbildung Controlling im Gerüstbau.